Finplan voor begrotingsbewaking en administratie

Door CTS/Advies is een 'add-in' voor Excel ontwikkeld, met de naam "Finplan", die u helpt een dekkende begroting op te stellen en deze gedurende het jaar te bewaken.

Finplan werd in eerste instantie ontwikkeld voor grote organisaties zoals de kantoren van de Rabobank en ondernemingen in de detailhandel en horeca. Aard en omvang van een organisatie zijn echter in feite niet van belang. De principes van begrotingsbewaking zijn in feite voor iedereen het zelfde. Finplan is zowel goed te gebruiken voor kleine privéhuishoudens als voor grote ondernemingen met vele financiële eenheden, projecten, kostensoorten en kostenplaatsen. Om de kleine financiële huishouding niet te overladen met opties die men toch niet gebruikt is er wel onderscheid gemaakt tussen:

"Finplan-Mini" geschikt voor één administratie, alleen een subtotaal voor "Baten" en "Lasten" en geschikt voor de planning van maximaal één lopend één voorafgaand en één navolgend jaar.

"Finplan-Maxi"geschikt voor meerdere projectadministraties, meerdere kostenplaatsen, en maximaal 10 voorafgaande en 10 navolgende jaren.

De functionaliteit van Finplan

 Download hier een gratis demonstratieversie, waarmee u de administratie kan bijhouden en de begroting kan bewaken van uw hobbyclub, sportvereniging of uw eigen privéhuishouden.

`

(De map die u download is een zogenaamd 'gezipte' map en bevat naast de handleiding, twee versies namelijk een voor het jaar 2010 en een voor het jaar 2011. Deze zijn 'read-only'. Vergeet daarom niet na het downloaden de versie die u wilt gaan gebruiken, eerst naar een andere map te verslepen.)
Om een begroting goed te kunnen bewaken gaat het primair om een juiste afstemming van uw begroting op de toekomstige informatie uit de financiële administratie. Finplan gaat dan ook voor beiden uit van dezelfde indeling.

In de tweede plaats is begroten geen statisch gebeuren, maar zijn er allerlei onderlinge relaties tussen begrotingposten te leggen en vindt er gedurende het jaar een voortdurende wisselwerking plaats tussen de gerealiseerde praktijk en de nieuwe te verwachten ontwikkelingen. Hogere inkomsten leiden wel tot hogere kosten maar zolang dit een positief effect op het resultaat heeft is dit geen bezwaar. Andersom kunnen lagere inkomsten ook soms zelfs een positief effect hebben, door lagere belastingen en hogere subsidies. In Finplan kunt u een groot aantal verschillende relaties leggen tussen de begrotingsposten onderling, en tussen de begroting en de inmiddels gerealiseerde praktijk.

Om tijdig in te kunnen grijpen is tijdige informatie nodig. Finplan voorkomt dat u blijft zitten wachten op de gegevens uit een achterstallige administratie. Alle gegevens die ontbreken blijven vervangen door eerder gemaakte ramingen, zodat u altijd het meest (sub-)optimale inzicht behoudt. Finplan is dan ook goed te gebruiken is situaties waar een administratie in het geheel ontbreekt of maar een paar financiële gegevens beschikbaar zijn.

Informatie moet ook overzichtelijk zijn. Finplan kent een handige functie die tegen elkaar weglopende posten automatisch wegstreept en Finplan kent naast de vastgelegde tussentijdse begrotingen ook zogenaamde 'uitputtingsoverzichten' waarmee u snel kunt zien waar inkomsten en uitgaven achterblijven bij de verwachtingen.

Dreigen de financiën uit de hand te lopen, dan zal u naar alternatieve bestedingen moeten zoeken. Finplan geeft u, bij wijziging van één van de uitgangspunten van uw begroting, direct het effect op het eindresultaat en de liquiditeit. Al spelenderwijs krijgt u zo inzicht in de consequenties van uw handelen en de stappen die u moet gaan nemen.